Phiên họp kiểm tra việc giao nộp tiếp cận công khai chứng cứ và hòa giải

?Quy định của pháp luật:

Theo quy định của BLTTDS 2015 thì Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án có nhiệm vụ và quyền hạn tiến hành phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải (Khoản 7 Điều 48 BLTTDS) trong giai đoạn chuẩn bị xét xử. Khi các bên không hòa giải được thì vụ án sẽ được đưa ra xét xử, đây có thể coi là bước cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị xét xử vụ án. Vì vậy trước khi tiến hành mở phiên họp kiểm tra và phiên hòa giải, Thẩm phán cần phải hoàn tất các nhiệm vụ của mình để làm sáng tỏ nội dung vụ án trong giai đoạn chuẩn bị xét xử.

Việc tổ chức phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải là bắt buộc tuy nhiên trong một số trường hợp Thẩm phán không tiến hành mở phiên hòa giải đối với những yêu cầu đòi bồi thường vì lý do gây thiệt hại đến tài sản nhà nước; Những vụ án phát sinh từ giao dịch dân sự vi phạm điều cấm của luật hoặc trái với đạo đức xã hội (Điều 206 BLTTDS). Hoặc những vụ án không tiến hành hòa giải được do: Bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đã được Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vẫn cố tình vắng mặt; Đương sự không thể tham gia hòa giải được vì có lý do chính đáng; Đương sự là vợ hoặc chồng trong vụ án ly hôn là người mất năng lực hành vi dân sự; Một trong các đương sự đề nghị không tiến hành hòa giải (Điều 207 BLTTDS). Phiên hòa giải giữa các đương sự có thể sẽ không được diễn ra nhưng phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ phải được Thẩm phán tổ chức.

??Thông báo về phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải (Điều 208 BLTTDS)

Trước khi mở phiên họp kiểm tra và phiên hòa giải, Thẩm phán được giao nhiệm vụ giải quyết vụ án phải thông báo cho đương sự, người đại diện, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự về thời gian, địa điểm tiến hành phiên họp và nội dung của phiên họp. Tuy nhiên, BLTTDS không quy định cụ thể thời gian, địa điểm để tiến hành mở phiên họp, số lượng phiên họp vì vậy Thẩm phán có thể tổ chức phiên họp vào bất cứ thời điểm nào trong giai đoạn chuẩn bị xét xử sau khi Thẩm phán cho rằng tài liệu chứng cứ đã đầy đủ, nội dung quan hệ tranh chấp đã được xác định rõ… Về địa điểm tiến hành mở phiên họp sẽ được tổ chức tại trụ sở Tòa án nơi giải quyết vụ án. Trong một số trường hợp cần thiết hoặc để tạo điều kiện thuận lợi cho các đương sự Thẩm phán có thể tổ chức phiên họp ngoài trụ sở Tòa án, cũng giống với việc thu thập lấy lời khai ngoài trụ sở thì phiên họp cần phải có sự chứng kiến và xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã, phường, thị trấn hoặc cơ quan, tổ chức nơi lập biên bản. Nội dung biên bản phiên họp được thực hiện theo Điều 211 BLTTDS. Thẩm phán có thể mở một phiên họp duy nhất (khi có đủ điều kiện theo quy định), hoặc mở nhiều phiên họp (khi xét thấy các bên có thể hòa giải được) tuy nhiên số lượng phiên họp cần được tổ chức hợp lý để không làm mất nhiều thời gian công sức của đương sự.

Thông báo về nội dung phiên họp kiểm tra: Thẩm phán cần thông báo tới đương sự các tài liệu có trong hồ sơ vụ án; phạm vi yêu cầu của các đương sự… để đương sự chủ động hơn trong việc tự mình thu thập tài liệu, giao nộp bổ sung chứng cứ, đề nghị Tòa án tiến hành xác minh thu thập thêm chứng cứ hoặc sửa đổi bổ sung, rút yêu của mình tại phiên họp.

Thông báo về nội dung phiên hòa giải: Thẩm phán cần phải nêu cụ thể nội dung các vấn đề cần hòa giải giữa các đương sự. Nội dung này cần phải đầy đủ rõ ràng những vấn đề mà các bên đã thống nhất, vấn đề các bên chưa thống nhất được xác định trong quá trình lấy lời khai và nghiên cứu hồ sơ tài liệu của Thẩm phán.

⚪⚪⚪Thành phần phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải (Điều 209 BLTTDS)

Thành phần tham dự phiên họp bao gồm: Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án chủ trì phiên họp, thư ký ghi biên bản, các đương sự hoặc người đại diện hợp pháp của các đương sự, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự (nếu có), người phiên dịch (nếu có). Hoặc trong trường hợp cần thiết Thẩm phán có thể yêu cầu cá nhân, cơ quan tổ chức có liên quan tham gia phiên họp là những người được tín nhiệm, có chuyên môn, nhiều kinh nghiệm liên quan tới nội dung tranh chấp mà khi họ tham gia phiên hòa giải sẽ đạt hiệu quả hơn. Tuy nhiên vì họ không phải là đương sự trong vụ án nên Thẩm phán vẫn phải tiến hành hòa giải khi họ vắng mặt.

❔Sự có mặt, vắng mặt của các đương sự tại phiên họp.

Các đương sự phải tham gia phiên họp theo thông báo của Tòa án. Trường hợp bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đã được Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ hai mà vẫn cố tình vắng mặt thì Thẩm phán vẫn tiến hành phiên họp kiểm tra việc giao nộp tiếp cận công khai chứng cứ, không tiến hành phiên hòa giải (thuộc trường hợp không tiến hành hòa giải được) và thông báo kết quả phiên họp cho đương sự vắng mặt.

Trong vụ án có nhiều đương sự mà có đương sự vắng mặt, nhưng các đương sự có mặt vẫn đồng ý tiến hành phiên họp và việc tiến hành phiên họp đó không ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của đương sự vắng mặt thì Thẩm phán tiến hành phiên họp giữa các đương sự có mặt. Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho đương sự vắng mặt đã được Tòa án triệu tập hợp lệ lần thứ nhất, Thẩm phán phải mở lại phiên họp và thông báo nội dung phiên họp trước đó cho đương sự.

Trong trường hợp, các đương sự đề nghị hoãn phiên hòa giải để có mặt tất cả các đương sự trong vụ án thì Thẩm phán phải hoãn phiên họp và thông báo việc hoãn và thời gian mở lại phiên họp cho đương sự (Thời gian mở lại không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử)

⚫⚫⚫⚫Các vấn đề cần làm rõ tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải

Nội dung của Phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ gồm: 03 nội dung chính là kiểm tra việc giao nộp chứng cứ, quyền được biết và tiếp cận tài liệu chứng cứ của các đương sự, việc công khai các tài liệu chứng cứ của Tòa án.

– Giao nộp tài liệuchứng cứ cho Tòa án : Là quyền và cũng là nghĩa vụ của đương sự để chứng minh cho yêu cầu của mình. Kiểm tra việc giao nộp tài liệu chứng cứ là việc xem xétcác chứng cứ được các đương sự giao nộp cho Tòa án có đầy đủ, hợp lệ hay không. Tài liệu chứng cứ có thể do các đương sự tự mình thu thập hoặc các văn bản thể hiện quan điểm của mình về nội dung vụ án… Khi giao nộp Tòa án phải lập biên bản về việc giao nộp tài liệu chứng cứ theo quy định tại Điều 96 BLTTDS.

– Kiểm tra việc tiếp cận chứng cứ: Là việc các đương sự có quyền được biết, được ghi chép, được sao chụp tài liệu trong hồ sơ (khoản 8 Điều 70); Được thông báo về những tài liệu mà Tòa án thu thập được (khoản 5 Điều 97). Khi đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án thì họ phải sao gửi tài liệu, chứng cứ đó cho đương sự khác (khoản 5 Điều 96) trên thực tế rất ít khi đương sự thực hiện nghĩa vụ này và cũng rất khó để xác minh được họ đã thực hiện đầy đủ hay không, trong khi BLTTDS không quy định cụ thể việc thực hiện cũng như hậu quả pháp lý của việc không thực hiện nghĩa vụ sao gửi tài liệu cho những đương sự khác. Kiểm tra việc tiếp cận chứng cứ nhằm giúp các đương sự biết được các tài liệu chứng cứ có trong hồ sơ vụ án, căn cứ vào đó thể đưa ra những lập luận để chứng minh cho yêu cầu của mình.

– Kiểm tra việc công khai tài liệu của Tòa án: Các tài liệu chứng cứ mà Tòa án đã thu thập được trong quá trình giải quyết vụ án như: Biên bản lấy lời khai, đối chất của các đương sự, kết quả trưng cầu giám định, định giá tài sản, xem xét thẩm định tại chỗ (nếu có)… và tài liệu chứng cứ khác do đương sự giao nộp phải được Tòa án công khai. Từ đó đương sự có thể yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập thêm tài liệu chứng cứ hoặc giao nộp thêm tài liệu chứng cứ cho Tòa án nếu thấy cần thiết hoặc yêu cầu Tòa án công khai tài liệu chứng cứ đương sự đã giao nộp nhưng không được công khai (trừ những tài liệu không được công khai) mà không có trong hồ sơ vụ án.

Nội dung Phiên hòa giải: Hòa giải là việc các đương sự tự thống nhất với nhau về việc giải quyết toàn bộ hoặc một số vấn đề trong vụ án qua đó làm rõ yêu cầu của đương sự, căn cứ mà các bên đưa ra để chứng minh cho yêu cầu của mình, những ý kiến đối đáp của các bên để làm sáng tỏ nội dung tình tiết trong vụ án… Kết quả của Phiên hòa giải còn mang ý nghĩa làm rõ yêu cầu, các tình tiết, quan hệ tranh chấp, những vấn đề các bên đã thống nhất và chưa thống nhất giúp cho Hội đồng xét xử giải quyết vụ án đúng đắn trong trường hợp phải mở phiên tòa xét xử, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động của Tòa án.

?Quy trình thẩm phán tổ chức phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải mà đương sự nên biết

Thứ nhất: Thẩm phán chỉ tiến hành mở phiên họp khi cho rằng các tài liệu chứng cứ trong hồ sơ (tài liệu chứng cứ do đương sự giao nộp, do Thẩm phán tiến hành thu thập theo quy định) đã đầy đủ để làm sáng tỏ các tình tiết trong vụ án. Theo quy định của BLTTDS thì trong giai đoạn chuẩn bị xét xử Thẩm phán cần phải hoàn tất các nhiệm vụ như: Lập hồ sơ vụ án, xác định tư cách đương sự, người tham gia tố tụng khác để làm rõ những tình tiết khách quan của vụ án; Xác định quan hệ tranh chấp giữa các đương sự và pháp luật cần áp dụng; Yêu cầu đương sự giao nộp tài liệu chứng cứ; Xác minh, thu thập chứng cứ theo quy định… (Khoản 2 Điều 203 BLTTDS).

Vì vậy việc tổ chức phiên họp sẽ không đạt được hiệu quả khi chưa thu thập được đầy đủ tài liệu chứng cứ trong vụ án. BLTTDS không quy định Thẩm phán phải mở phiên hòa giải bao nhiêu lần và cũng không hạn chế số lần hòa giải, tùy thuộc vào tính chất phức tạp của vụ án Thẩm phán sẽ là người quyết định tổ chức phiên họp hòa giải, tuy nhiên chắc chắn thẩm phán sẽ không tổ chức quá nhiều phiên họp gây mất thời gian, chi phí và ảnh hưởng tới công việc của đương sự khi mà các tài liệu chứng cứ trong vụ án chưa được giao nộp và thu thập đầy đủ.

Thứ hai: Bảo đảm trước khi mở phiên họp đương sự đã biết và được biết các tài liệu chứng cứ có trong hồ sơ vụ án. BLTTDS quy định đương sự giao nộp tài liệu cho Tòa án đồng thời phải gửi bản sao các tài liệu chứng cứ cho các đương sự khác (Khoản 5 Điều 96).

Việc sao gửi tài liệu là để bảo đảm cho việc tiếp cận chứng cứ để thực hiện quyền tranh tụng của các đương sự trong quá trình giải quyết vụ án, do vậy đương sự phải gửi bản sao đơn khởi kiện và các tài liệu chứng cứ cho đương sự khác trước thời điểm mở phiên họp kiểm tra việc giao nộp tiếp cận công khai chứng cứ và hòa giải. Tuy nhiên, trong một số trường hợp các bên không gửi tài liệu cho nhau hoặc thời gian gửi sát với ngày mở phiên họp như vậy rất khó khăn cho các đương sự khác chuẩn bị đưa ra quan điểm, ý kiến, tài liệu chứng cứ để chứng minh, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho mình đều này có thể làm giảm hiệu quả của công tác hòa giải. Vì vậy có khi thẩm phán sẽ yêu cầu người khởi kiện phải có nghĩa vụ gửi các tài liệu chứng cứ cho các đương sự khác ngay từ khi gửi đơn khởi kiện (đối với người khởi kiện) và khi giao nộp tài liệu chứng cứ cho Tòa án đồng thời phải chứng minh được việc mình đã gửi (qua đường bưu điện là vận đơn hoặc gửi qua phương tiện điện tử hoặc có xác nhận của đương sự khác).

Đối với tài liệu chứng cứ do Tòa án thu thập thì Tòa án phải thông báo tới các đương sự được biết để họ thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình (Khoản 5 Điều 97). Tuy BLTTDS không quy định nhưng để bảo đảm tài liệu chứng cứ được công khai Thẩm phán cần phải thống kê toàn bộ tài liệu chứng cứ và gửi kèm theo thông báo về phiên họp để các đương sự biết từ đó chủ động hơn trong việc tự mình thu thập, giao nộp bổ sung hoặc đề nghị Tòa án tiến hành xác minh thu thập thêm tài liệu, chứng cứ tại phiên họp.

Thứ ba: Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử để làm sáng tỏ một số tình tiết trong vụ án Thẩm phán sẽ đặt ra những câu hỏi để đương sự trả lời, các đương sự có thể đặt câu hỏi và trả lời các câu hỏi của đương sự khác giống với nội dung tranh tụng tại phiên tòa. Việc hỏi và trả lời trong giai đoạn chuẩn bị xét xử được thực hiện sau khi các bên đã giao nộp đầy đủ các tài liệu chứng cứ, đã có bản tự khai hoặc biên bản lấy lời khai của đương sự… Quá trình này nên được thực hiện thông qua hình thức gửi văn bản để các đương sự có thời gian chuẩn bị câu hỏi và câu trả lời, các văn bản trả nời này cần phải được gửi cho Tòa án, các đương sự khác và được lưu vào trong hồ sơ vụ án.

Thứ tư: Để phiên hòa giải được diễn ra có hiệu quả, trước khi thông báo về phiên hòa giải Thẩm phán căn cứ vào các tài liệu chứng cứcó trong hồ sơ hoàn thành việc soạn thảo nội dung vụ án và gửi tới các đương sự (văn bản này sẽ được lưu trong hồ sơ vụ án) để giúp đương sự hiểu rõ hơn về bản chất nội dung vụ việc từ đó chuẩn bị những căn cứ lý lẽ để chứng minh cho yêu cầu của mình hoặc có thể rút một phần, toàn bộ yêu cầu hoặc đưa ra những phương án thống nhất về việc giải quyết vụ án mà không cần phải tiến hành các bước tố tụng tiếp theo. Vì vậy văn bản này cần phải phản ánh nội dung vụ án một cách khách quan gồm: Phân tích nội dung vụ án, quan hệ pháp luật tranh chấp, yêu cầu cụ thể của đương sự, nguyên nhân phát sinh tranh chấp các quy định có liên quan đến nội dung tranh chấp để đương sự tự nhận thức, hiểu rõ nội dung vụ án và đi đến việc thống nhất giải quyết các vấn đề đang tranh chấp. Cùng với việc giải thích, phổ biến quy định của pháp luật về việc giải quyết vụ án, phân tích hậu quả pháp lý của việc hòa giải thành, hòa giải không thành (về án phí, chi phí tố tụng khác, chi phí thi hành án…) để đương sự nhận thức được tính hợp pháp trong từng yêu cầu và lợi ích của việc hòa giải thành. Văn bản này cũng để các đương sự xác nhận lại những tình tiết của vụ án, giúp cho việc dự thảo nội dung bản án của Thẩm phán nhanh hơn và chính xác hơn.

Thứ năm: Để nhanh chóng và thuận tiện trong việc trao đổi, gửi tài liệu giữa các đương sự và giữa đương sự với Tòa án thì ngoài việc gửi bằng hình thức văn bản thông thường Tòa án nên khuyến khích các đương sự sử dụng hộp thư điện tử để gửi trao đổi văn bản tài liệu bằng dữ liệu điện tử cho nhau. Yêu cầu các đương sự cung cấp địa chỉ hộp thư điện tử, địa chỉ nhận văn bản tố tụng và cam kết nhận văn bản tố tụng bằng địa chỉ đã cung cấp, nếu có sự thay đổi đương sự cần phải thông báo ngay cho Tòa án bằng văn bản.

Thứ sáu: Để giải quyết nhanh chóng vụ án và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các đương sự, Tòa án nên áp dụng hình thức tống đạt các văn bản tố tụng thông qua Văn phòng Thừa phát lại. Trong một số trường hợp các đương sự cố tình không có mặt theo giấy triệu tập của Tòa án (khi không được tống đạt hợp lệ) thì Thẩm phán phải hoãn phiên họp nói riêng hoặc các buổi làm việc cũng như phiên tòa xét xử nói chung làm kéo dài thời gian giải quyết vụ án, gây lãng phí thời gian công sức của đương sự khác cũng như của Tòa án khi phiên họp không được tổ chức theo kế hoạch. Mặt khác việc thực hiện tống đạt các văn bản tố tụng sẽ mất rất nhiều thời gian công sức của Thư ký, Thẩm phán khi tự mình thực hiện và làm ảnh hưởng tới công tác chuyên môn. Sau nhiều năm thực hiện thí điểm tại một số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Quốc hội đã nghi nhận kết quả đạt được trong việc thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại và thông qua Nghị quyết cho thực hiện chế định Thừa phát lại trong phạm vi cả nước kể từ ngày 01/01/2016. Đây cũng là một trong những quan điểm tiến bộ nhằm hỗ trợ, giảm tải công việc giúp Tòa án tập chung, nâng cao hiệu quả công tác xét xử.

? Ý Nghĩa:

Hòa giải trong tố tụng dân sự có vai trò quan trọng đối với việc giải quyết tranh chấp tại Tòa án, hòa giải thành giúp nâng cao tỷ lệ và rút ngắn thời gian giải quyết các tranh chấp, tiết kiệm thời gian, chi phí tố tụng cho đương sự và Nhà nước. Hòa giải thành góp phần hàn gắn mối quan hệ xã hội, ngăn ngừa các tranh chấp trong tương lai giữa các đương sự, nâng cao ý thức pháp luật cho người dân, giữ gìn ổn định trật tự xã hội, tạo sự đồng thuận và xây dựng khối đại đoàn kết trong nhân dân. Ngoài ra, khi hòa giải không thành thì kết quả của phiên hòa giải còn là căn cứ để Thẩm phán giải quyết vụ án chính xác hơn khi đã xác định được rõ những nội dung mà các bên tranh chấp. Chính vì vậy để nguyên tắc về hòa giải trong Tố tụng dân sự được thực hiện có hiệu quả thì Thẩm phán cần phải nhận thức được đúng vai trò, trách nhiệm của mình trong quá trình chuẩn bị, tổ chức phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải trong giai đoạn chuẩn bị xét xử. Chỉ tiến hành mở phiên họp hòa giải khi cho rằng tài liệu chứng cứ đã đầy đủ, nội dung vụ án đã được làm sáng tỏ các đương sự đã thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình.